O que é preciso para organizar eventos ao ar livre

nomenalista/ outubro 6, 2017/ Dicas/ 2 comentários

Organizar eventos ao ar livre é um pouco diferente do que in door. A começar pelas condições climáticas, que podem favorecer muito ou acabar com a festa.

Procure planejar o evento para uma época mais seca e se prevenir ao máximo das chuvas e outros eventos climáticos que podem atrapalhar. Outros pontos que precisam ser levados em conta são:

Localização para eventos ao ar livre

A localização ideal vai depender da finalidade do evento. Se for uma festa municipal, pode até acontecer mais no certo urbano da cidade, pois toda a população será envolvida.

Mas se for um evento específico, como uma festa eletrônica, é preciso tomar cuidado para não incomodar as residências com o barulho, a movimentação e a sujeira.

Além disso, dependendo da cidade, eventos ao ar livre (especialmente os gratuitos) são sinônimo de aumento do índice de violência, por causa do tumulto. O ideal é que o evento seja feito em um local retirado, como uma fazenda ou clube particular.

Som e luz

Preze pela qualidade dos equipamentos e da equipe de som e luz. Num ambiente fechado, tanto o som quanto a luz têm paredes para rebater e ambientar. A céu aberto não, então o som vai ecoar mais longe e a luz pode nem aparecer se for fraca.

Não adianta ter os equipamentos mais caros se os técnicos não souberem, por exemplo, trabalhar a latência através de torres de delay para que as pessoas que estiverem longe do palco ouçam o som com a mesma nitidez das que estiverem perto.

Equipe de segurança

Para organizar eventos ao ar livre, contrate uma equipe de segurança reforçada. Eles devem ocupar todos os perímetros do local para que todas as pessoas sejam monitoradas, para sua segurança.

E se precisarem agir para deter algum imprevisto, é importante que mais de um segurança esteja por perto, para darem reforços rapidamente.

Se houver bilheteria, coloque a quantidade de funcionários necessária para evitar tumultos. Tanto na recepção dos ingressos, quanto no detector de metais e guarda-volumes, se houver.

E lembre-se que será preciso ter uma ambulância e uma equipe médica disponível. Se o evento for muito grande, poderá ter que montar um ambulatório. O próprio corpo de bombeiros, na emissão do Alvará, irá orientá-lo nesse sentido.

Banheiros químicos e limpeza

Coloque na sua check list a contratação de uma empresa de banheiros químicos. E contrate a quantidade necessária para a média de público esperada. Não incentive as pessoas a usarem as ruas e o becos para este fim. Seria uma falta de respeito e responsabilidade com a integridade urbana.

Uma equipe de limpeza para atuar durante e após o evento também é importante. Às vezes, a própria empresa do banheiro químico oferece esse serviço.

Infelizmente, no Brasil as pessoas não têm o hábito de jogar seu lixo nas lixeiras. Muito menos depois que já estão alteradas.

Mas mesmo assim, principalmente quando organizar eventos ao ar livre, o ambiente deve se manter o mais limpo possível, mesmo enquanto acontece. Deixar a limpeza para o final irá acumular muito lixo e levará muito mais tempo para limpar.

Bar e alimentação

Se não tiver uma equipe especializada própria, contrate uma empresa experiente que vá ajudar a contabilizar a quantidade necessária de bebidas. E que possa rapidamente repor caso o consumo seja maior que o esperado.

Outra vantagem de terceirizar esse serviço é não se preocupar com os caixas e o atendimento, pois será de responsabilidade da empresa contratada. Então, pesquise uma empresa de ótima procedência.

Sobre a alimentação disponível no evento, vai depender também da finalidade e do tamanho da festa. É interessante oferecer opções de alimentação, pois sempre vai haver consumo.

Você pode contratar food trucks, que as pessoas adoram, ocupam um espaço relativamente reduzido, são móveis e se responsabilizam pela qualidade dos produtos que oferecem.

Gerador de energia

Não coloque o evento todo em risco no caso de faltar energia. Alugue um gerador compatível com o tamanho do evento. Nunca pense que “ah, não vai precisar”. Só tem sorte quem se previne!

Mantenha sua equipe alerta

As equipes contratadas precisam ser monitoradas para o caso de precisarem contatar alguém da organização. Mantenha membros da sua equipe de organização próximos do palco, circulando pelo evento, vigiando banheiros e dando suporte na entrada, no caso de ser um evento pago.

E lembre-se de montar uma central onde todos possam se encontrar, seja para trocar informações, pegar equipamentos e materiais, descansar ou fazer um lanche.

Faça contratos com todos os serviços

Eventos ao ar livre trazem maiores responsabilidades e você precisa trabalhar de forma séria e preventiva. Todos os serviços contratados devem ter contrato assinado. É bom para a empresa do serviço e para você.

Planeje tudo com check lists

Por fim, mas na verdade por primeiro, anote e calcule absolutamente tudo, meses antes da data do evento. Utilize planilhas de planejamento, check list e acompanhamento financeiro para manter a cabeça tranquila em cada etapa.

Organizar eventos ao ar livre traz todas estas necessidades extras citadas, e você precisa estar certo de que tudo vai ocorrer conforme o planejado. As planilhas serão suas grandes aliadas, junto de uma equipe profissional!