3 passos infalíveis para garantir os patrocinadores certos para seu evento

nomenalista/ junho 8, 2017/ Dicas/ 1 comentários

Conseguir bons patrocinadores para realizar um evento depende de alguns segredinhos. Conheça quais são e garanta vantagens para todos os envolvidos.

Normalmente quando você pensa em conseguir patrocinadores para o seu evento, significa que a verba para realizá-lo não é suficiente, correto?

Mas também há organizadores quem têm a verba necessária disponível, porém acreditam que podem agregar mais vantagens: conquistar parcerias fortes e economizar em alguns aspectos.

Portanto, para você que não sabe como “pedir patrocínio” porque fica sem jeito, comece mudando de perspectiva: patrocinador não empresta dinheiro, ele é um parceiro que abraça a causa e recebe benefícios em troca do investimento.

Veja estes 3 passos infalíveis para conseguir os patrocinadores certos para o seu evento 

#1 – Antes de pensar em patrocínio, visualize as necessidades do evento

Antes de pensar em ir atrás de seus candidatos a patrocinadores, é preciso fazer um planejamento estratégico: utilize uma planilha para anotar tudo o que será necessário para a realização do evento.

Com o planejamento estratégico organizado, você saberá qual é a verba real necessária para colocar seu evento em prática, definindo quanto dessa verba você já tem e quanto precisará conseguir de patrocínio.

#2 – Com as necessidade e custos em mente, elabore uma Proposta de Patrocínio

Existem alguns critérios para uma empresa ou pessoa pública aceitar patrocinar o seu evento. Afinal de contas, ele precisa obter benefícios em troca. Portanto, não adianta apenas pensar em uma grande empresa, que você imagina ter muito dinheiro. Precisa considerar também:

• Se a temática do evento tem a ver com o candidato a patrocinador;
• O que pode oferecer como retorno ao patrocínio na divulgação do evento, no dia do evento e após o evento;
• Se a verba que necessita pode ser solicitada a apenas um patrocinador ou é mais coerente buscar outros;
• Se os patrocinadores que tem em mente podem aproveitar a temática ou proposta do evento em benefício do seu produto ou serviço;
• Se os patrocinadores que tem em mente são concorrentes (este fator não precisa ser um problema, mas pode causar desconforto);
• Se o público-alvo do evento também é público-alvo do patrocinador.

A partir daí, elabore sua Proposta de Patrocínio contendo todas as especificações do evento:

1. Temática;
2. Público-alvo;
3. Retorno para o patrocinador;
4. Planos de Patrocínio:

Estes planos são as opções que o patrocinador terá para escolher. Cada plano terá um valor diferente, com benefícios diferentes, por exemplo:

Plano 1 – R$2.000,00 – Inclui:

– Logomarca do patrocinador em todo o material de divulgação (especificar cada um);

– Tarde de autógrafos no estabelecimento do patrocinador (se for uma loja, por exemplo. Este caso é para quando você pretende contratar um artista, que tenha disponibilidade de chegar antecipadamente e aceite realizar esta ação. Promover esta interação entre artista e público costuma aumentar consideravelmente o número de vendas de ingressos);

– Camarote para 10 convidados no evento;

– Acesso à lista de contatos dos participantes (quando você trabalha com check-in online terá o contato de e-mail dos participantes do evento. Essa é uma boa opção quando o público-alvo vale a pena para o patrocinador, permitindo que ele utilize este mailing em favor do seu produto ou serviço).

As demais opções de planos devem oferecer diferentes valores e benefícios compatíveis. Seja justo com as opções.

Também é interessante deixar aberta a oportunidade para patrocinadores que não possam contribuir com dinheiro, mas sim, com serviços. Esta é uma opção muito válida, como parceria com gráficas, rádios e fornecedores.

Pense no que pode oferecer como benefício para propostas nesse sentido e faça com que todos saiam ganhando. 

#3 – Depois do patrocínio conquistado, faça um contrato

O ideal é que este contrato já esteja semi-pronto quando você for pedir o patrocínio, caso o candidato a patrocinador queira analisar as condições nele dispostas.

Neste contrato, descreva novamente qual é o cronograma do evento, quem são os outros patrocinadores envolvidos (essa parte não tem como fazer antecipadamente, mas deixe um espaço reservado) e as responsabilidades de cada parte.

Afinal de contas, imprevistos podem acontecer e é preciso saber como proceder em cada situação, seja operacional, financeira ou jurídica.

Com estas 3 etapas concluídas, parabéns! Você tem patrocinadores, uma verba ideal e parcerias para eventos futuros. Faça com que tudo corra bem, mantendo a honestidade sempre.

É muito importante seguir à risca o que combinou com cada patrocinador, pois eles podem se tornar parceiros fiéis para os próximos eventos, além de serem bons contatos e marcas dispostas a falar bem da sua casa noturna.

E se quiser mais facilidade na hora de colocar em prática as dicas do item 1, baixe gratuitamente a Planilha de Planejamento Estratégico do Nome na Lista e comece seus planos de forma prática e organizada!