Organização de eventos: saiba como escolher a atração ideal
Uma noite que dá sold out e ainda gera credibilidade à organização de eventos: saiba o que considerar na hora de escolher a atração da sua casa noturna.
Na organização de eventos, antes de você escolher a atração ideal para o seu evento ou casa noturna, outras coisas importantes precisam ser definidas.
Por exemplo, para poder trazer uma atração de grande porte, você precisa saber se terá público o suficiente para bancar o cachê, se terá local adequado, entre outros fatores da organização de eventos que veremos a seguir.
Então, vamos começar do começo:
Regras da Organização de Eventos para acertar na atração
#1. ORGANIZE-SE
Independente do evento que você decidir fazer, tudo vai funcionar melhor se usar um método organizado. Portanto, comece listando o que você precisa saber para traçar um plano e fazer o seu evento bombar.
- Qual atração quero trazer?
- Por que quero esta atração (qual o objetivo do evento)?
- Quem é o público-alvo dessa atração?
- Que outras atrações são semelhantes e também agradariam o público?
- Minha casa noturna (ou outro local) comportaria o evento, considerando área interna e externa?
- Qual será a média do investimento total necessário?
- Este valor (ou parte dele) já existe em caixa ou depende 100% da venda de ingressos?
Com algumas questões respondidas, há duas conclusões a chegar:
a) Se as respostas deixaram você inseguro, saiba reconhecer que a melhor escolha pode ser alterar algumas coisas na sua ideia ou até mudá-la por completo.
b) Se as respostas mostram que tudo se encaixou de modo favorável, siga com o planejamento. Lembre-se de estipular um período de tempo suficiente entre o começo da organização e a realização do evento.
#2. PESQUISE SOBRE AS ATRAÇÕES
Normalmente, um bom jeito de saber mais detalhes “de camarim” sobre a atração que você quer contratar (e as outras opções de atração) é perguntando para quem já contratou, concorda?
O ideal é ter as duas informações: da própria atração (quando você fizer o orçamento poderá perguntar o que deseja saber) e de um contratante que você conhece e já teve experiência com essa atração ou semelhantes. Saiba ouvir bons conselhos e transformá-los em oportunidade de sold out.
#3. FAÇA ORÇAMENTO COM MAIS DE UMA ATRAÇÃO
Se for possível, solicite mais de um orçamento: um para a sua primeira opção e outros para atrações semelhantes.
É sempre bom ter um plano b. Assim, se você precisar reduzir seus custos, por exemplo, e tiver uma segunda opção de atração tão boa quanto a primeira para agradar seu público, você pode avaliar essa possibilidade para solucionar muita coisa com uma só mudança.
Cada atração tem seu contrato (ou deveria ter), portanto, lembre-se de avaliar e respeitar esse contrato, deixando suas condições também. É preciso que o acordo seja claro e bem firmado. Atitudes como essa demonstram profissionalismo de ambas as partes.
#4. MANTENHA O FOCO NO PÚBLICO
A escolha da atração está diretamente ligada à satisfação do seu público, afinal, é para ele que o evento está sendo planejado e é com a presença dele que vai dar certo.
Lembre-se de algo muito importante: quando você planeja a organização de um evento com foco em dar uma experiência incrível para o seu público, sua lucratividade será praticamente uma consequência natural.
#5. AGREGUE VALOR AO EVENTO
A atração ideal poderá não ficar tão ideal assim, se o seu evento não for atrativo e agradável o suficiente.
Com base no estudo que você já fez do seu público-alvo quando o definiu, saberá como agradá-lo em termos de detalhes na temática, atrações secundárias (que terão antes e depois da principal) e, claro, dar aquela caprichada na infraestrutura.
Mesmo que você tenha dinheiro para trazer a Lady Gaga, não pode, de maneira alguma, pecar em fatores importantíssimos na organização do evento, como um bom controle na entrada, o encanto visual que o público dela espera, além de estacionamento seguro e banheiros limpos, por exemplo.
Lembre-se que você quer oferecer uma experiência às pessoas.
#6. TENHA UMA FERRAMENTA PARA GERENCIAR TUDO ISSO
Só até aqui, olha quantas coisas precisam ser analisadas e definidas, não é? E o trabalho da organização de um evento de qualidade está só no começo.
Para você ter todas as informações sobre o evento reunidas e poder compartilhá-las com sua equipe de forma organizada e eficiente, os softwares de gerenciamento são ideais.
E não é só para o gerenciamento da equipe profissional, há softwares específicos para promover a interação entre os clientes e a casa:
- Antes (divulgação com interatividade);
- Durante (organizando a entrada, oferecendo e coletando informações em tempo real);
- E depois (com marketing de relacionamento e pós-venda).
É muito importante ter onde arquivar, alterar e transmitir informações sobre tudo que for relevante ao evento de forma confiável e segura.
Você também irá coletar as opiniões do público sobre a atração, garantindo cada vez mais assertividade nas escolhas.
Sua mente poderá visualizar toda a organização em um só lugar e dar mais atenção ao que ainda precisa ser resolvido. Com tudo sob controle, sua atração perfeita poderá brilhar à vontade e fazer tudo acontecer.
Você tem mais dicas para contribuir e compartilhar com a gente? Deixe nos comentários e vamos trocar ideias. A parceria também é um excelente modo de fazer todo mundo sair ganhando!